10 основ тайм-менеджмента от Глеба Архангельского. Как успевать жить и работать

Всем привет!

Недавно я прочитал книгу о тайм-менеджменте Глеба Архангельского под названием «Тайм-драйв».

В этой статье я хочу поделиться теми принципами управления временем, которые в ней нашёл. С их помощью вы забудете, что такое нехватка времени и начнёте достигать свои цели.

Суровый тайм-менеджмент Глеба Архангельского

№1. Время — это наш капитал

В области времени нет миллионеров. Если взять за среднюю продолжительность жизни 75 лет, то получится, что у каждого из нас есть 600 тысяч часов.

Но треть жизни мы спим и первые 3-4 года совсем не помним. Остаётся 400 тысяч часов.

Одни люди расходуют это время эффективно и становятся успешными. Такие, как Билл Гейтс, Ричард Брэнсон и Уоррен Баффет. Другие тратят свои лучшие годы на безделье, а потом умирают в нищете.

Чтобы добиться чего-то в жизни, нужно научиться управлять самым ценным ресурсом в нашей жизни — временем.

№2. Отдых

Ощущали ли вы себя усталым и измотанным после долгого рабочего дня? Если да, то вы не одиноки. С этой проблемой сталкиваются миллионы людей по всему миру. Японцы даже придумали слово «кароши», которое обозначает смерть от напряжения на работе.

Решение просто — нужно правильно организовывать свой отдых. В этом вам помогут следующие советы:

1. Отдых должен быть ритмичным. Лучше отдыхать 5 минут каждый час, чем когда появится свободная минутка
2. Во время отдыха переключите своё внимание на другой вид деятельности. Если вы сидели за компьютером — прогуляйтесь на свежем воздухе. Если трудились на даче — присядьте.
3. Обязательно покиньте рабочее место. Смените обстановку. Как говорил Владимир Маяковский: «Работаешь сидя? Отдыхай — стоя!»
4. Не просыпайтесь резко. Пусть в 7:30 приложение на смартфоне включает спокойную мелодию, в 7:45 — музыку, а в 8:00 — слова «Просыпайся! Уже утро!»
5. Ориентируйтесь на свои биоритмы. Если вы сова, то активны во второй половине дня. Поэтому откладывайте важные дела на этот период времени. Если вы жаворонок, то лучше сделать всё с утра, так как после полудня наступит спад активности.
6. Устраивайте 30-минутный послеобеденный сон. На возражения начальника ответьте, что вы будете работать эффективнее, если отдохнёте, чем если будете трудиться на износ.
7. Длина вашего сна должна быть кратна циклам. Пока человек спит, у него сменяются несколько циклов сна. Длятся они от 1 часа до 2 часов. Если человек проснётся раньше, чем закончится цикл, то проснётся разбитым. Поэтому мы высыпаемся лучше, когда поспим 7 часов, а не 7,5. Первая цифра кратна 60, а вторая — нет.

График биоритмов среднестатистического человека. Когда происходят спады, мы начинаем хотеть спать и работать менее эффективно.

№3. Мотивация

Кто хочет — ищет способы. Кто не хочет — причины.

Сократ

В работе встречаются такие задачи, которые надо выполнить, но к которым совсем не хочется приступать. Как найти мотивацию для их выполнения? Используйте следующие рекомендации:

1. Совмещайте неприятные дела с приятными. Например, вам нужно сделать уборку, но вы никак не можете к ней приступить. Включите музыку. Тогда убираться станет проще и веселее. Приятные дела, которые помогают включиться в работу, называют «якорями».
2. Используйте метод «маленьких кусочков». Разделяйте большие дела на маленькие части. Допустим, вам надо посадить картошку. Первым «кусочком» станет — разложить клубни по вёдрам. Вторым — распределить обязанности — одни копают, другие кидают картофель. Третьим — посадить картошку на первой части огорода. Четвёртым — закончить садить на второй части.
3. Используйте поощрения. Если вы будете ходить на тренировки 3 раза в неделю — на выходных пойдёте по магазинам. Если позвоните клиенту — съедите дольку шоколада.
4. Начинайте день с неприятных задач. Этот принцип тайм-менеджмента называют «поеданием лягушек». Если вы съедите всех гадких «лягушек» с утра, то остаток дня будет замечательным.
5. Заведите таблицу ежедневных дел. Ставьте прочерки, когда пропустили какое-то дело, и галочку, когда его выполнили. Если в строчках станет много пропусков — значит, есть повод для беспокойства.
6. Используйте «календарик-пинарик». Купите календарь и вычёркивайте прожитые вами дни. Так вы будете чувствовать течение времени и начнёте действовать.

Таблица ежедневных дел

№4. Цели

— Батюшка, скажите, а я правильно живу?

— Правильно, сын мой. Но зря.

Мы научились организовывать время на уровне дней и недель. Теперь перейдём к более крупным формам организации — мечтам и целям.

Давайте сначала разберёмся, зачем надо ставить цели:

1. Появится смысл жизни.
2. Вы сможете контролировать свою ситуацию и менять план действий, когда измените цели.
3. Будете достигать результатов, а не стоять на месте.

Рассматривайте себя как компанию

Представьте, что вы не сотрудник какой-то фирмы, а целая корпорация. Перед вами стоят задачи, которые стоят перед всеми компаниями:

• ставить долгосрочные цели;
• планировать бюджет;
• продвигать бренд — завоёвывать признание других людей;
• работать над достижением целей.

Мыслите проактивно

Только вы ответственны за то, что происходит в вашей жизни. Если вы живёте на пособие по безработице — в этом ваша вина. Если зарабатываете миллионы — виноваты тоже вы.

Начните мыслить проактивно. Не перекладывайте ответственность на других. Советую прочитать интересную книгу на тему проактивности — «7 навыков высокоэффективных людей» Стивена Кови.

Напишите эссе о своей жизни через 5 лет

Постарайтесь ответить в нём на следующие вопросы:

• как вы будете начинать свой день;
• чем будете заниматься и где работать;
• где будете жить;
• какие проблемы решите к тому моменту;
• каких результатов достигните;
• как будете проводить свободное время;
• чем будете обладать.

Главное, описывайте свои «родные» цели. Часто бывает, что цели нам навязывает общественность. Например, иметь крутой «Порше» — признак богатого человека. Но подумайте, нужен ли вам он на самом деле. Если да, то смело записывайте его в список целей. Если нет, то вычеркните оттуда.

Узнайте свои ценности

Для этого возьмите тетрадь и ежедневно отмечайте в ней главное событие дня. В конце недели записывайте главное событие недели. По окончанию месяца — событие месяца. В конце года — главное событие года.

Напротив события напишите ценность, на основе которой вы сделали его главным:

• Приезд сестры. Ценность — семья.
• Повышение на работе. Ценность — карьера.
• Нашёл кошелёк с тысячей рублей. Ценность — деньги, материальные богатства.

Через месяц у вас накопится список из 30 событий. Посмотрите, какие ценности встречаются чаще всего. Это и есть ваши главные ценности. Исходя из них, ставьте цели и формулируйте миссию.

Миссия и эпитафия

Мы разобрались с ценностями. Теперь приступим к формированию личной миссии. Сначала определим, чем миссия отличается от цели.

Цель — это то, что мы стремимся получить от жизни.

Миссия — это то, что хотим отдать миру. Именно миссия отличает вас от других. Что изменится в мире, если вы умрёте?

Миссия Илона Маска — создать колонию на Марсе. Марк Цукерберг хочет создать мировое сообщество, которое будет вовлекать людей в общественную жизнь и сохранять культуру.

Чтобы составить личную миссию, придумайте эпитафию, которую будут видеть люди на вашем надгробном камне. Там может быть написано следующее: «Алексей Александрович Иванов родился… скончался… Достиг высот в… Семья любила его за…» Подумайте, каким вас должны запомнить потомки.

Области жизни

1. Личностный рост. Самообразование.
2. Хобби.
3. Карьера.
4. Семья.
5. Отношения с окружающими людьми.
6. Отдых.
7. Духовность.
8. Здоровье и спорт.

Ставьте цели в каждой области. В этом вам поможет моя статья о колесе баланса жизни и постановке целей на год.

Техника SMART

SMART — это техника для постановки целей.

Расшифровывается как — specific, measurable, achievable, realistic and time-bound — конкретные, измеримые, достижимые, реалистичные и привязанные ко времени.

Примеры неправильных целей — стать богатым, похудеть, накачать пресс.

Примеры целей, составленных с помощью техники SMART — накопить 10 миллионов рублей к 1 января 2025 года, похудеть на 3 килограмма к 1 июля, накачать 6 кубиков к 1 августа.

Мы сделали эти цели конкретными, достижимыми и реалистичными, а также указали сроки достижения.

№5. Рабочий день

Вчера — рано. Завтра — поздно. Сегодня — некогда.

Вы уже поставили цели с помощью техники SMART? Напишите в комментариях, какие.

Если не достигать цели, то толку от них мало. Поэтому перейдём к планированию. Рассмотрим, как правильно планировать день.

План должен быть

На бумаге или в телефоне, но не в голове. Если вы будете держать его в голове, то либо забудете половину пунктов, либо вспомните о них в конце дня. Нужно завести дневник планирования или скачать приложение AnyDo на смартфон.

Планировать день можно утром или вечером. Я предпочитаю делать это перед сном, потому что люблю просыпаться, зная, что буду делать сегодня. Выберите для себя лучший вариант.

Планирование дня занимает 5-10 минут. Зато какая экономия времени! Брайан Трейси в своей книге «Выйди из зоны комфорта» говорит:

Каждая минут планирования — 5 минут сэкономленных во время работы.

Метод  планирования ABCDE

Запишите на листе бумаги все дела, которые хотите выполнить завтра. Напротив них поставьте букву A, B, C, D или E.

A — важные и срочные дела. Их нужно выполнить сегодня же.

B — важные, но не срочные дела. К ним нужно приступать после выполнения дел с грифом A. Пример таких дел — чтение книг, занятия спортом, изучение иностранных языков.

C — эти дела хорошо было бы сделать. Но если вы их не сделаете, ничего плохого не случится. Если вы сегодня не купите носки, то сможете купить их завтра.

D — дела, которые можно поручить другим.

E — неважные дела, которые попусту тратят время. Например, компьютерные игры и соцсети. У меня — это чтение научной фантастики и фэнтези. Книги очень интересные, но время пожирают сильно. Прям как лангольеры.

Лангольеры — пожиратели времени

В конце дня оценивайте, как вы его провели по 10-балльной шкале. Пишите, что можно было сделать лучше. Также записывайте идеи, пришедшие за день.

Пример записи в дневнике дел

Ставьте цели в соответствии с техникой SMART.

                               Нет                                                               Да

Почитать книгу Энтони Роббинса           Прочесть 30 страниц в книге «Деньги. Мастер игры»

Учить иностранные слова                        Потренировать 10 новых слов в Lingualeo

Позвонить 3 клиентам                         Позвонить 3 клиентам и попросить их о встрече

Заплатить за ЖКХ                        Оплатить ЖКХ, когда буду проходить рядом с банком

№6. Среднесрочное планирование

Как запланировать день — понятно. А что делать с планированием недели, месяца и года? Давайте разбираться.

Техника «День — Неделя — Год»

У вас должно быть три типа планов:

1. План на день.
2. На неделю.
3. На год.

Как с ними работать?

1. Поставьте цели на год.
2. Когда будете ставить цели на неделю, посмотрите цели на год и подумайте, какие из них начнёте выполнять в следующие 7 дней.
3. Когда будете планировать день, посмотрите план на неделю и решите, что начнёте делать завтра.

Как контролировать рутинные дела

Делать зарядку, убираться на рабочем столе, оплачивать счета — эти дела нужно делать регулярно.

Чтобы контролировать их выполнение составьте такую таблицу. Если вы выполните задачу, поставьте галочку. Если нет — минус.

Таблица рутинных дел

Когда в какой-то строке накопится слишком много минусов — вы поймёте, что надо что-то менять.

Как определять бюджет времени на задачу

Когда вы научитесь определять время, необходимое для выполнения крупных задач, станете мастером планирования.

Допустим, вы пишите книгу. Её нужно отослать издательству через 130 дней. В книге будет 240 страниц. Значит, каждый день вам нужно писать по 2 страницы. На это уйдёт от 30 минут до 2 часов в день.

Получается, что каждый день вы должны уделять 1 час написанию книги.

Вот алгоритм, который поможет вам определять бюджет времени:

1. Определите объём работы (240 страниц).
2. Определите срок выполнения (130 дней).
3. Выясните производительность труда (2 страницы в час).
4. Посчитайте, сколько времени необходимо каждый день.

Отслеживать выполнение задачи можете с помощью таблицы из предыдущего параграфа.

№7. Приоритеты

Главный принцип тайм-менеджмента — тратить время на главное.

Как определить это главное? В школах и университетах такому не учат. Там обязательная программа для всех. Никому не интересно, что одни предметы важнее для вас, чем другие. Приходится учить всё.

Первый шаг к расстановке приоритетов — выкинуть из жизни ненужные дела. Например, друг просит вас устроить его к себе на работу. Вам без разницы, будет он работать там или нет.

Но соглашаетесь помочь. И приходится тратить время, чтобы поговорить с начальником, выставить друга в лучшем свете, а потом ещё помогать ему освоиться на рабочем месте.

Сколько часов можно так потратить на достижение чужих целей? Не один. Поэтому нужно научиться говорить «Нет».

6 способов говорить «Нет» людям

1. Не оправдываться. Скажите «Нет, потому что не хочу». На такой ответ трудно что-то возразить. А вот при ответе «Нет, потому что некогда» вас могут спросить: «А когда появится время?»
2. Аргументировать ответ. Если ответ «потому что не хочу» кажется для вас слишком грубым, используйте сильные аргументы. К примеру: «Я не могу устроить тебя на работу, потому что ты не справишься».
3. Хитрость. «Я не смогу довезти тебя до вокзала, потому что в 18:00 у меня тренировка». Хотя на самом деле её может не быть. Но лучше, чтобы была, ведь легко попасться на обмане.
4. Дать надежду. «Я не уверен, что тебя возьмут, но попробую поговорить с начальником». Будьте осторожны с этим способом — человек может принять это за обещание, а потом обидеться.
5. Сделать желаемое непривлекательным. «Я с удовольствием отвезу тебя. Только после этого тебе придётся подождать меня пару часиков».
6. Другой путь. «Знаешь, эта работа не так хороша, как кажется. Лучше вот сходи к … и попроси его устроить тебя. Там платят побольше».

Секрет избавления от ненужных дел

Откройте свой план на день и перечитайте все дела. Напишите, для какой цели нужно каждое из них. Если нашлись задачи, которые вы выполняете по привычке — уберите их. Сэкономите время.

У меня таким делом было чтение фантастики и фэнтези. Были интересные и поучительные книги — «Хроники Нарнии», «Властелин колец». А были вредные — «Игра престолов».

От вредных я отказался и стал читать больше развивающей литературы.

Всё о покупке времени

Ещё один способ сэкономить время — поручить задачи другим людям за деньги. К примеру, вместо того чтобы убираться дома самому, можно нанять домработницу. Или можно не садить огород, а покупать овощи зимой на рынке.

В сэкономленное время можно заняться более важными делами — работой, бизнесом, семьёй.

Как определить приоритетность задачи

1. Возьмите список задач.
2. Напишите критерии оценки их приоритетности.
3. Оцените задачи по критериям.
4. Выберите задачу, набравшую больше всего баллов.

Рассмотрим пример.

Нам нужно выбрать квартиру. Есть 3 варианта — однокомнатная в центре города, трёхкомнатная в пригороде, двухкомнатная в спальном районе. Стоят они одинаково 2 миллиона 400 тысяч рублей.

Критерии будут следующие:

1. Количество комнат. Максимум 5 баллов.
2. Близость к центру. Так как этот показатель нам не так важен, то максимально можно поставить 3 балла.
3. Интерьер. 5 баллов.

Квартира в центре — 2 + 3 + 5 = 10 баллов.

В спальном районе — 3,5 + 2 + 4 = 9,5 баллов.

В пригороде — 5 + 1 + 5 = 11 баллов.

Получилось, что лучший вариант — трёхкомнатная квартира в пригороде.

№8. Информация. Как справиться с творческим хаосом

На дворе — информационная эпоха. Чтобы не попасть в ряды отстающих, нужно уметь работать с большими объёмами информации.

Допустим, вы работаете копирайтером. Ваш коллега читает 30 книг в год. Вы — ноль. Кто будет успешнее? Правильно, не вы.

Давайте поговорим о том, как эффективно работать с информацией.

4 совета по правильному чтению

1. Читайте. Если вы раньше не читали, начните с этого дня. Билл Гейтс читает 50 книг в год. Марк Цукерберг — одну книгу в неделю. И они миллиардеры.
2. Выписывайте интересные мысли. Лучше сразу во время чтения, потому что потом вам будет лень просматривать книгу сначала.
3. Применяйте советы на практике. Прочитали страницу — применили — перешли к следующей. Если вы не будете применять, то чтение не принесёт пользы, так как «потребление информации — путь в никуда» (Андрей Парабеллум). Вы станете как тот парень, который «сотни книг прочёл, но ни в одну не вник».
4. Не читайте всё. Писатели любят заимствовать идеи у других авторов. Многие книги о саморазвитии — это пересказ чужих мыслей. Что-то новое встречается редко. Ваша цель — быстро просмотреть книгу и прочитать внимательно только те главы, в которых есть что-то новое.

Телевизор — в топку

Что показывают по телевизору? 5 стандартных сюжетов:

1. Терракты.
2. Убийства.
3. Коррупция.
4. Фразы: «Мы всех накажем». Террористов или коррупционеров.
5. «Всё будет хорошо». Санкции — не помеха. Пробьёмся.

Зачем вам накачиваться отрицательной энергией? Перестаньте смотреть телевизор. Если случится что-то действительно важное, вам сообщат друзья или родственники, которые смотрят его.

Соцсети — туда же

Если вы сидите в соцсетях для развлечения, займитесь чем-нибудь другим. Есть куча дел, которые принесут больше пользы. То же чтение, спорт или встречи с друзьями.

Если вы ведёте бизнес в соцсетях, то заходите туда только по делу. Приняли заказ, выложили пост в группу — вышли из аккаунта.

С сообщениями поступайте следующим образом — уделяйте 10-15 минут в день на их прочтение.

Ведите дневник идей

Заведите блокнот, в который будет записывать все мысли, посетившие вас за день. Возьмите за привычку «выжимать» из себя 2 идеи ежедневно.

№9. Поглотители времени

У среднестатистического человека есть 200-400 тысяч часов жизни. Значительную часть из них мы тратим на хронофаги — занятия, которые поглощают наше время.

Как с ними справиться

1. Заведите хронометраж. Записывайте каждый день, что и в какое с вы делали.
   

   Хронометраж

2. Посчитайте, сколько времени уходит на приоритетные дела, а сколько на не нужные.
3. Заносите в тетрадь, сколько часов вы тратите на неприоритетные дела.
4. Снижайте этот показатель.
5. Когда снизите один показатель, например, время просмотра телевизора, приступайте к следующему.

Таким образом можно сэкономить минимум 1-2 часа времени. Я уже нашёл, на чём могу сэкономить — на чтении интересных статей в Интернете.

Как использовать время в дороге

1. Читайте книги.
2. Слушайте аудиокниги.
3. Переписывайтесь с клиентами в соцсетях.
4. Отдыхайте.
5. Учите иностранные слова с помощью приложения Lingualeo.

№10. Идеология тайм-менеджмента Глеба Архангельского — 7 принципов

1. Жизнь дана один раз. Поэтому не надо растрачивать её попусту.
2. Время — ценный ресурс. У всех людей его примерно одинаково, от 200 до 400 тысяч часов.
3. Время и поступки человека — необратимы. Их нельзя вернуть обратно.
4. Человек свободен менять мир. Неважно, родились ли вы в семье миллионера или в заброшенной деревушке. Если у вас есть сила воли, то вы можете это исправить.
5. Человек ответственен за свои поступки. Он отвечает за то, как тратит время и где находится на лестнице успеха.
6. Нужно постоянно развиваться. Во всех направлениях.
7. Надо проповедовать тайм-менеджмент другим. Чтобы окружающие люди не разбазаривали свой самый ценный ресурс, а шли по пути к целям.

Вот и всё. Это было краткое содержание «Тайм-драйва» — лучшей русскоязычной книге о тайм-менеджменте от Глеба Архангельского.

Некоторые моменты я пропустил, некоторые — добавил от себя. Получилось, что получилось.

Пишите в комментариях, понравилась ли вам статья и стоит ли писать ещё краткие содержание книг о саморазвитии.

До встречи!

Ваш Шаполов Алексей